INHOUDSOPGAVE

----------------------------------------------------------------------------------

Mijn Templates 

Werking 


Eaglebe kan blanco templates of sjablonen laten invullen met gegevens van een specifieke aanvraag. Op die manier wordt er heel wat manueel werk gespaard langs de kant van het Lokaal Bestuur. De templates moeten aangemaakt worden via het Apache OpenOffice kantoorsoftwarepakket. Dit is een opensource pakket en bijgevolg gratis verkrijgbaar.  


 


Heel belangrijk: maak de templates dus niet via Word. Dit zal gewoonweg niet werken om ze te laten invullen.  


In de Apache OpenOffice Writer zal je een .odt bestand kunnen aanmaken dat vervolgens moet worden geëxporteerd naar PDF. Het is die PDF dat je moet toevoegen onder ‘Mijn Templates’, respectievelijk voor innames, evenementen of incidenten via de knop ‘Upload’. Daarna zal je de template per dossier kunnen genereren.  


 


LET OP: De templates zijn volledig in eigen beheer van het Lokaal Bestuur. Wat wil dit zeggen? Als Bestuur sta je zelf in voor het bewaren van de odt-documenten (die het 'brondocument' zijn) op een server. In Eaglebe wordt enkel de pdf-versie geupload. Het Eaglebe-team heeft dus standaard geen toegang tot jullie bron-documenten en bewaard deze dan ook niet. 


Hoe kan ik deze template aanmaken?  

Het aanmaken van een nieuwe template of het aanpassen van een bestaande gebeurt steeds binnen de omgeving van de Apache OpenOffice Writer. Voor de templates wordt gebruik gemaakt van documenten in ODT (OpenDocument Text) indeling. Dit is een open standaard voor het bewaren en uitwisselen van tekstbestanden. De lay-out van de template is volledig vrij te kiezen en Apache OpenOffice biedt een uitgebreide set mogelijkheden voor de opmaak van een tekstdocument vergelijkbaar met andere tekstverwerkers.  


Bij het opstellen van een nieuwe template of het bewerken van een bestaande is het mogelijk om op eender welke locatie in het document ruimte te voorzien die later bij het generen van een document binnen Eaglebe ingevuld zal worden met specifieke waarden gerelateerd aan de aanvraag in behandeling. Het is aangeraden steeds via tabellen te werken aangezien de waarden zo mooi ingevuld kunnen worden (werk je via doorlopende tekst zal je vaak te veel of te weinig witruimte voorzien hebben). Dit kunnen waarden zijn zoals de naam van de aanvrager, de periode van een specifieke inname, locatie, etc. 


Stap 1: Begin eerst met de ‘vaste tekst’ toe te voegen aan de template zoals:


"Geachte,


Wij verlenen u toelating tot het organiseren van onderstaand evenement..

Naam evenement
Periode
Locatie


Lees onze algemene en bijzondere voorwaarden goed na.


Hoogachtend,


Burgemeester                         Algemeen Directeur"


Stap 2: Daarna kan je aan de slag met de specifieke invulvelden die Eaglebe moet invullen


Om de voorziene ruimte met de correcte informatie te kunnen invullen wordt gebruikt gemaakt van tekstvakken. Om deze tekstvakken te kunnen toevoegen dient de werkbalk ‘Besturingselementen’ te zijn geactiveerd. Dit kan via het menu ‘Beeld’ → ‘Werkbalken’ → ‘Besturingselementen’.  

 

 


Eens geactiveerd zal onderstaande balk zichtbaar worden:



Met de knop kan de ontwerpmodus geactiveerd worden, waarna het mogelijk is om de andere knoppen aan te klikken.


Met het besturingselement ‘Tekstvak’ (zie afbeelding hieronder) kan je tekstvak toevoegen dat Eaglebe later kan invullen:

 



Na het toevoegen van het tekstvak kan het eigenschappenvenster geopend worden door te dubbelklikken. In de pop-up die je te zien krijgt, zijn heel wat eigenschappen terug te vinden waaronder: ‘Naam’, ‘Verankering’, ‘Lettertype’, ‘Rand’, ‘Type tekst’. Deze bepalen de voornaamste eigenschappen van hoe het tekstvak ingevuld zal worden bij het genereren van documenten in Eaglebe en zullen hieronder kort toegelicht worden. 


 

 

  • Naam: belangrijkste eigenschap van het tekstvak, dit zal bepalen met welke gegevens het tekstvak zal worden ingevuld door Eaglebe. Verder in deze handleiding kan je een overzicht vinden van alle waarden die Eaglebe zal kunnen invullen 

  • Alleen-lezen: dient op ja te staan, anders zijn de tekstvakken nog aanpasbaar na het mailen van vergunning 

  • Verankering: bepaalt hoe het tekstvak zich zal gedragen bij aanbrengen van wijzigingen aan pagina, alinea of regel. Indien hier ‘Als teken’ wordt geselecteerd kan het tekstvak aan of in een regel worden toegevoegd zonder dat het verspringt 

  • Lettertype: hier kan een bijkomend venster geopend worden waar de juiste lettertype instellingen kunnen worden gekozen zodat de tekst die ingevuld zal worden aansluit bij de stijl van het vooropgestelde document  

  • Rand: zorgt ervoor dat er al dan niet een omkadering komt rond het toegevoegde tekstveld 

  • Type tekst: gebruik “enkele regel” als het veld "kort" is. Kan je veld veel karakters bevatten zoals authorisatiemotivatie of beschrijvingAanvrager, dan kan je overwegen om hier "Meerdere regels" te selecteren. Zorg dan ook dat de grootte van je veld hoog genoeg is om al deze tekst in te stellen. 


Exporteren naar PDF 


Als de template volledig naar wens is aangepast en aangevuld met de nodige tekstvelden moet deze nog geëxporteerd worden naar PDF gezien Eaglebe dit formaat verwacht als template.  


Vooraleer te exporteren is het van belang dat er aan het ODT document nog een laatste lege pagina wordt toegevoegd. Eaglebe zal steeds op de laatste pagina van de template een plan printen gerelateerd aan de aanvraag of vergunning. Uiteraard kan hier wel nog gebruik worden gemaakt van kop- of voetteksten zodat deze laatste pagina eveneens afgestemd is op het uitzicht van het geheel.  


Exporteren naar PDF kan via het menu ‘Bestand’ → ‘Exporteren als PDF...’. Dit opent een nieuw venster met een heel aantal opties, het voornaamste dat hier moet worden gecontroleerd is of de optie ‘PDF-formulier maken’ en vervolgens ‘Dubbele veldnamen toestaan’ staan aangevinkt. Moest dit niet geactiveerd staan zou elk uniek tekstvak slechts eenmalig gebruikt kunnen worden bij het genereren van een PDF vanuit Eaglebe. Indien er veel afbeeldingen in de aangemaakte template staan kan er gebruikt worden gemaakt van een JPEG-compressie om de grootte van het bestand binnen de perken te houden. Bij een compressie van 50 a 60% is er visueel immers nog geen echt groot verschil. 


Vervolgens klik je op ‘Exporteren als pdf’ en kies een eenduidige bestandsnaam voor de nieuw gegenereerde PDF die ook voor de eindgebruikers van Eaglebe duidelijk is, aangezien deze in veel gevallen zal worden overgenomen in de interface van Eaglebe. Let op: de bestandsnaam mag niet langer dan 60 karakters zijn om in Eaglebe toe te voegen.  


 

Nuttige links 

Downloaden Apache OpenOffice kantoorsoftware: 

Handleiding voor het opstarten en gebruik van Apache OpenOffice (engelstalig):  

Velden met betrekking tot de inname 

  • adresinname     (adres van de geplande inname) 

  • custominnametype     (type inname ingediend bij de aanvraag) 

  • beschrijvingaanvrager     (ingegeven door aanvrager bij indienen aanvraag 

  • aanvraagDatum     (datum waarop aanvraag werd ingediend) 

  • oppervlakteAanvraag     (Oppervlakte van aanvraag in m²) 

  • periode     (Start - eind - in de vorm dd/MM/yyyy hh:mm - dd/MM/yyyy hh:mm) 

  • somdagen     (afgerond aantal dagen) 

  • somdagenfull     (exact aantal dagen en aantal uren) 

  • doorlopendePeriode     (geeft waarde 'Ja' of 'Nee' terug) 

  • enkelWerkdagen     (geeft waarde 'Ja' of 'Nee' terug) 

  • referentie     (Referentie (gipod) - kenmerk hoe aanvraag of resulterende vergunning zal verschijnen in gipod) 

  • eagleid     (unieke referentie vanuit Eaglebe) 

  • GipodId     (overeenkomstig GIPOD type) 

  • beschrijvinggipod     (Beschrijving (GIPOD) - beschrijving van opgegeven adres en het inname type bevat) 

  • gipodinnametype     (type inname binnen Gipod) 

  • Plaatsingsreq     (toont ‘ja’ of ‘nee’ indien er taken volgens werkbon module zijn aangemaakt) 


Velden met betrekking tot autorisatie van inname of evenement 

  • authorisatiemotivatie     (Bijkomende voorwaarden specifiek voor bepaalde vergunning. In te vullen bij “genereren pdf” in de vergunning) 

  • today     (De datum van de dag waarop de PDF wordt gegenereerd (dd/MM/yyyy)) 

Velden met betrekking tot contactgegevens 

  • contactType     (bedrijf/particulier/vereniging) 

  • naam     (naam + voornaam aanvrager) 

  • straathnr     (straat + huisnummer aanvrager) 

  • postcodegem     (postcode + gemeente aanvrager) 

  • gsm     (gsmnummer aanvrager) 

  • Bedrijf  

  • btw 

  • email 

  • naamAannemer 

  • gsmAannemer 

  • naamsignalisatie 

  • gsmsignalisatie 

  • naamOpdrachtgever 

  • gsmOpdrachtgever
     

Velden met betrekking tot prijs 

  • prijsberekend     (automatisch berekende prijs op basis van oppervlakte die aanvraag beslaat) 

  • prijstotaal     (som alle onderdelen die deel kunnen uitmaken van de prijs) 

  • prijsoverig     (prijs ingevuld bij ‘overige’ in tabblad facturatie: kan spoedprocedure zijn) 

  • prijssignalisatie     (eventuele kosten aan signalisatie) 

  • prijsaangepast     (Aangepaste  prijs - indien berekende prijs niet van toepassing is kan deze toegepast worden) 

  • prijswaarborg     (werkt voorlopig niet) 

  • betaalMethode     (via e-payment, achteraf,..) 

  • betaalDatum     (datum waarop er betaald werd) 

  • opmerkingFacturatie     (opmerking ingevuld bij tabblad Facturatie) 

  • omperkingStatus     (let op de typfout, onze excuses) 

  • Prijsnadar     (prijs voor nadars)
     

Extra Velden met betrekking tot Evenementen (enkel voor de Module Evenementen!) 

  • evenementnaam     (naam van het evenement) 

  • evenementtype     (type van het evenement) 

  • adresinname     (locatie van evenement) 

  • periode     (de volledig periode van het evenement, van start opbouw tot einde afbraak) 

  • startOpbouw 

  • startEvenement 

  • eindeEvenement 

  • eindeAfbraak 

  • ContactType     (bedrijf/particulier/vereniging) 

  • naamevenement     (naam van de evenement verantwoordelijke) 

  • gsmevenement 

  • emailevenement 

  • naamveiligheid 

  • gsmveiligheid 

  • emailveiligheid 


Extra Velden met betrekking tot Incident opvolging (enkel voor de Module Incidenten!) 

  • eagleid     (van het incident) 

  • categorie 

  • beschrijving 

  • adres 

  • eagleidInname     (eagleid van de inname waarvoor een incident is gemeld) 

  • innameType     (custom innametype in het geval van een niet-geregistreerde inname) 

  • aanmaakDatum 

  • incidentStatus     (nieuw, in behandeling of behandeld)
     

Voor een incident opvolgdocument kunnen ook de volgende contactgegevens van de melder opgenomen worden: 

  • naam 

  • gsm 

  • email 


Extra Velden met betrekking tot Toegang Zone (enkel voor de Module Toegang Zone!) 

  • periode  

  • naam  

  • straathnr  

  • postcodegem 

  • zone 

  • eagleidInname 

  • toegangReden 

  • toegangVoor 

  • nummerplaten 

 

Template Instellingen 


Bij het genereren van een vergunning in Eaglebe kan je verschillende namen laten invullen op de template. Om de verschillende combinaties bij de vergunningen te zien verschijnen, moet je hier alle namen toevoegen. 


 

 

Doorgaans zullen het de secretaris en burgemeester zijn die de vergunning dienen te ondertekenen, echter dit is niet het geval bij alle besturen en daarnaast is dit soms ook niet van toepassing. Wat als burgemeester tijdelijk vervangen wordt door een 'waarnemend burgemeester'? Moeten dan alle templates aangepast worden aan de nieuwe situatie? Nee, Eaglebe voorziet de mogelijkheid om hierboven vooraf verschillende combinaties van namen en functies aan te maken die geselecteerd kunnen worden bij het genereren van documenten. 


Standaard zullen in de template onderaan 4 tekstvakken worden voorzien. Dit kan door de methode te gebruiken beschreven hierboven. De namen van de tekstvakken zijn: 


naamlinks 

Naam die links het document dient te ondertekenen 

functielinks 

Functie die hoort bij deze naam 

naamrechts 

Naam die rechts het document dient te ondertekenen 

functierechts 

Functie die hoort bij deze naam 

  

Belangrijk is dat, bij het aanmaken van deze tekstvakken in de template, in het eigenschappen veld van het tekstvak bij standaardtekst de naam/functie wordt ingegeven van de persoon die doorgaans het document zal ondertekenen. Na het exporteren van de pdf en toevoegen als template aan Eaglebe kan deze gebruikt worden.
 

Opties uit keuzelijst gebruiken bij genereren van vergunning 


Navigeer naar de aanvraag via vergunningen -> overzicht -> aanvraag. Voor het goedkeuren van een aanvraag dient er steeds een document gegenereerd te worden. Dit kan vanuit het tabblad documenten. Hier zal je met de knop 'genereer vergunning' een nieuw vergunningsdocument kunnen aanmaken. Naast het toevoegen van een eventuele motivatie kan je hier ook 'naam en functie links' en 'naam en functie rechts' aanpassen. Standaard zal deze staan op 'template default' dit betekent dat hetgeen dat ingevuld werd als standaardwaarde van het tekstvak bij het aanmaken van de template weergegeven zal worden in de pdf. Daarnaast kan je nog kiezen uit 'geen waarde' dit zal ervoor zorgen dat beide tekstvakken (naam en functie) leeg blijven, tenslotte heb je hier indien ingevuld nog de keuze tussen de aangemaakte combinaties in het beheer venster.
 

 

 

Derden 


In Eaglebe is het mogelijk om een mailing list toe te voegen voor het verzenden van documenten naar een lijst van standaard ontvangers. Deze ontvangers kan je toevoegen via 'Beheer - Documenten - Derden'. Hier kan je meerdere ontvangers toevoegen op basis van een naam en een e-mailadres.
 

 

 

Wanneer je documenten wilt verzenden vanuit het tabblad Documenten (lees meer bij Dossierbehandeling), krijg je nu de optie om de toegevoegde standaard ontvangers te selecteren. Bij verzenden zullen de documenten bijgevolg verzonden worden naar de opgegeven e-mailadressen horend bij de ontvangers.