Vanuit Eaglebe kan je de facturatie gegevens van alle dossiers exporteren in een formaat (XML) dat eenvoudig kan worden geïmporteerd binnen New Horizon. Op deze manier maak je een vlotte koppeling tussen Eaglebe en de boekhouding. 

In dit helpdesk artikel gaan we dieper in op de werking van deze koppeling.


1    Nodige instellingen

Alvorens je de facturatie gegevens kan exporteren uit Eaglebe, zal je eerst enkele instellingen moeten configureren conform de werking van jouw bestuur. Deze instellingen hebben een invloed op de gegevens opgenomen binnen het export bestand, zoals de gebruikte BTW-percentages, budgetcodes, toepassingscodes, ... Je vindt deze instellingen terug in het menu 'Beheer - Facturatie - Export instellingen'.


Meer info over deze instellingen vind je in dit helpdesk artikel.



LET OP: de boekhouding maakt meestal gebruik van het RRN om personen te identificeren op unieke wijze. Om dit door te kunnen geven, zal dit eerst moeten worden gevraagd binnen het Eaglebe aanvraagformulier. Dit moet worden ingesteld door Merkator voor ieder bestuur afzonderlijk en zal een aangepaste verwerkersovereenkomst vereisen. Neem hiervoor contact op via onze Helpdesk. 


2    Facturatie gegevens exporteren

Om de facturatie gegevens uit Eaglebe te exporteren, ga je op dezelfde manier te werk als iedere andere export. Lees zeker het algemene export artikel voor meer info. 


2.1    Algemeen

Om de facturatie gegevens te exporteren uit Eaglebe moet je:

  1. Als gebruiker beschikken over de gebruikersrol 'Export'
  2. De facturatie export instellingen (zie hoofdstuk 1) correct hebben ingesteld


Eens deze 2 punten in orde zijn, kan je via het menu 'Vergunningen' een export nemen van de facturatie gegevens van alle Eaglebe dossiers. Hiervoor maak je gebruik van volgende opties:

  • Status: hier selecteer je 'Exporteer afgeronde dossiers'. Op deze manier worden enkel de dossiers die werden goedgekeurd en reeds betaald zijn of werden goedgekeurd en achteraf te betalen zijn, opgenomen binnen de export.
  • Vergunningstype: hier kan je kiezen of je de facturatie gegevens van Innames, Evenementen of beide wil exporteren. De facturatie details van Innames en Evenementen zullen een andere budgetcode krijgen toegewezen zoals ingesteld binnen de facturatie instellingen (zie hoofdstuk 1). Dit wordt ook meegegeven in de omschrijving van de factuur (zie hoofdstuk 3).
  • Formaat: hier selecteer je 'New Horizon - Cevi (XML)' om de gegevens te exporteren als XML-bestand dat eenvoudig kan worden geïmporteerd binnen New Horizon.
  • Filter: hier kan je ervoor kiezen om de Eaglebe dossiers te exporteren op basis van start-, eind-, aanvraag- of goedkeuringsdatum. Voor de koppeling naar de boekhouding worden de Eaglebe dossiers meestal geëxporteerd op basis van einddatum. Op deze manier worden aanpassingen aan openstaande dossiers en bijhorende creditnota's vermeden.
    Exports worden maximaal over een periode van 3 maanden toegelaten. Voor langere periodes zullen meerdere exports nodig zijn.


2.2    Aanpassingen binnen reeds geëxporteerde dossiers

Ieder dossier (en de bijhorende factuur) zal slechts éénmalig worden opgenomen binnen een export van de facturatie gegevens. Wanneer dezelfde periode meermaals wordt geëxporteerd, worden alle reeds geëxporteerde en onveranderde dossier niet langer opgenomen in een volgende export.


Enkel dossiers die achteraf te betalen zijn en nog worden aangepast nadat deze reeds werden geëxporteerd, zullen opnieuw worden opgenomen bij een volgende export. In dit geval wordt een creditnota aangemaakt voor het volledige, reeds geëxporteerde bedrag en wordt er een nieuwe factuur aangemaakt voor het aangepaste bedrag.


Dossiers die op voorhand te betalen zijn worden pas geëxporteerd wanneer deze werden goedgekeurd en betaald. Deze kunnen wel nog worden aangepast na export maar deze aanpassingen zullen niet doorstromen naar de boekhouding. Hiervoor wordt dus geen creditnota of nieuwe factuur aangemaakt na aanpassing.


3    Opbouw New Horizon export

Binnen de New Horizon export worden alle facturatie gegevens uit Eaglebe en hun nodige afgeleiden opgenomen. Een volledig overzicht van al deze gegevens is te vinden in het excel bestand in bijlage (zie onderaan dit artikel).



4    Koppeling Mollie (online betalen) 


Binnen de New Horizon export worden zowel de dossier die achteraf te betalen zijn (openstaande facturen) als de dossiers die reeds betaald werden (afgeronde facturen) opgenomen. Indien deze laatste online betaald werden, via het betaalplatform Mollie, dan zal er ook een koppeling nodig zijn tussen New Horizon, Eaglebe en Mollie.


Om de facturen tussen de 3 platformen aan mekaar te linken wordt gebruik gemaakt van een uniek OGM-nummer per factuur. Dit wordt aangemaakt binnen Eaglebe en wordt zowel naar New Horizon als Mollie doorgegeven. Het OGM-nummer wordt opgemaakt op basis van onderstaande structuur:

  • XX: jaartal (bv. 22)
  • XXXXXX: oplopende volgcode, uniek per factuur
  • XX: toepassingscode instelbaar via het menu 'Beheer - Facturatie - Export instellingen'
  • XX: checkdigit modulo 97


Dit nummer kan je in ieder platform terug vinden:

  • Eaglebe: OGM-nummer wordt weergegeven in het tabblad 'Facturatie' van ieder dossier en de algemene CSV-export
  • New Horizon: OGM-nummer wordt bij iedere factuur meegegeven als gestructureerde mededeling
  • Mollie: OGM-nummer wordt bij iedere transactie meegegeven als omschrijving


Om de cirkel rond te maken kan je vanuit Mollie alle transacties (per maand) exporteren als CODA-bestand (meer info vind je op de Mollie helpdesk). Dit bestand kan binnen New Horizon worden geïmporteerd, en op basis van de overeenkomende OGM-nummers kunnen de transacties automatisch worden gelinkt aan de bijhorende facturen afkomstig uit Eaglebe.